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9.1存货管理制度设计案例
第一章总则第一条为加强公司存货管理,规范存货的采购、耗用、销售与核算等,特根据国家有关规定,结合公司经营需要,制定本制度。
第二条本制度是公司经营管理制度的重要组成部分,适用于公司各个部门。
第二章存货的范围与分类第三条存货的范围。
存货范围确认,应以公司对存货是否具有法定所有权为依据。在盘存日,凡法定所有权属于公司的一切物品,不论其存放于何处或处于何种状态,都应作为公司的存货。
第四条存货的分类。
存货划分为原材料、包装物、在制品、产成品等。
第三章存货管理与控制的目标第五条进行存货业务控制,首先应明确存货业务控制应达到的目标。根据存货业务的特点以及经营管理对存货业务的要求,存货业务控制应保证达到以下一些目标:
1.保证存货购入经济合理。
2.保证存货资产安全完整。
3.保证合理确定存货价值。
4.保证销售成本列示合理。
第四章存货的成本构成第六条购入的存货。
购入的存货,按买价加运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和按规定应计入成本的税金以及其他费用作为实际成本。
第七条自制的存货。
自制的存货,按制造过程中的各项实际支出作为实际成本。
第八条委托加工存货。
委托外单位加工完成的存货,以实际耗用的原材料或者半成品以及加工费、运输费、装卸费和保险费等费用以及按规定应计入成本的税金作为实际成本。
第九条投资者投入的存货。
投资者投入的存货,按照投资各方面确认的价值作为实际成本。
第十条接受捐赠的存货。
捐赠方提供了有关凭据(如发票、报关单、有关协议)的,按凭据上标明的金额加上应支付的相关税费,作为实际成本。
1.同类或类似存货存在活跃市场的,按同类或类似存货的市场价格估计的金额,加上应支付的相关税费,作为实际成本。
2.同类或类似存货不存在活跃市场的,按该接受捐赠的存货的预计未来现金流量现值,作为实际成本。
第十一条盘盈的存货。
盘盈的存货,按照相同或同类存货的市场价格作为实际成本。
第五章存货账务第十二条存货明细账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册,必须按品种、规格登记,妥善保管,年终装订成册,至少保存五年。
第十三条记账应有合法依据,凭证必须完整无缺,并遵守以下记账规则:
1.根据入库单记收入,出库单记发出,有关指令资料作为其附件,按顺序编号,作为记账索引号,按月装订成册,以便日后查询。
2.账面不准撕毁,遇有改错,可以划红线加盖私章订正。账面记录,严禁挖、补、刮、擦和用涂改液。
3.账面记录采用“永续盘存制”,每次发生增减变动,及时计算结存余额。
4.启用账簿,应在账簿封面载明公司名称、年度,在启用页内载明账簿名称、启用日期,由记账人员签名或盖章,并加盖公章。调换记账人员时,应注明交接日期,并由移交人、交接人签名或盖章。
第十四条毁损处理:
1.存货在库保管期间,由于各种原因发生存货毁损、变质、霉烂造成损失时,必须严肃、认真、及时地填制“毁损报告单”,上报审批。
2.毁损报告单经上级审查批准后,方可作减少账务记录。
第六章存货盘点第十五条每月终了,仓库保管员应进行月终盘点,并完成下列程序:
1.盘点前,必须将截止到当月最后一天的收入、发出记入账册并结出结存额。
2.实地清点实物,核对卡片。
第十六条计财部收到“存货盘点表”,认为有必要时,可到仓库进行抽样核对,复核盘点表;盘盈、盘亏时,按审批意见作相关账务处理。
第十七条每年终了,根据公司盘点指令,组织人员全面清点,编制“存货盘点表”,并由公司计财部派人员(或聘请注册会计师)参加监盘。
第七章存货管理报告制度第十八条存货储存管理报告是沟通存货购、销、存状况及存货结构信息,控制存货变动的一种方式,也是存货储存内部控制制度的组成部分。
第十九条仓库管理报告。
仓库管理报告有各类存货主要品种的收、发、存日报、旬报、月报,存货超储、呆滞积压和脱供报告,过保质期存货和存货质量变化报告,存货损耗和短缺损失报告,仓储人员重大责任事故报告,存货安全状况报告,仓储人员工作情况报告等。此类报告由保管员和仓库主管人员编写,由保管员编写的须经仓库主管人员签证后上报。
第二十条存货会计报告。
会计的存货管理报告有存货结构变动情况报告,霉烂、变质、残损、不适销、不适用等的不良存货处理报告,计提存货跌价准备报告,盘盈盘亏处理报告,存货总金额和各类存货金额的实存额报告,不实存货报告等。此类报告由会计部门会计人员编写,经会计主管人员签证后上报。
第二十一条存货统计报告。
存货统计报告有大类和主要品种的存货采购量统计报告,存货大类和主要品种存量、销售量和价格变动情况报告等。此类报告由统计人员负责编报。
第二十二条存货储存管理报告制度的要点是:
1.规定报告种类和编报内容、日期。
2.规定各类报告的编报人员和传递程序,各类存货储存报告内容必须真实、正确,责任必须写明。
3.报告的编写人必须对报告的内容负责,并提出合理化建议。
上述要点用条文形式予以确定下来,就可形成存货储存管理报告制度。
第八章附则第二十三条本制度由财务部负责解释。
第二十四条本制度自颁布之日起施行。
9.2存货保管制度设计案例第一章总则1.为加强公司存货的保管,保证存货的安全、完整,根据国家有关规定,结合公司经营需要,特制定本制度。
2.本公司下属各分公司、分厂在存货保管方面,均须遵守本制度。
第二章存货保管的原则1.存货保管的原则是反映存货储存的基本要求,是控制存货收、发、存业务和存货资金管理的基本准则与方式。存货保管主要有以下3个基本原则:
(1)实行存货限量管理,节约资金使用。
(2)实行凭证查验收货,核准发货、出库,控制存货的收与发。
(3)实行专人负责存货保管,设明细账卡登记收发货,核对实存量。
第三章存货保管的具体规定1.凡入库储存的商品、材料物资,应指定专人负责保管,并建立保管员岗位责任制度。
2.入库储存的商品、材料物资应按指定的仓位(地点)分类分品种堆放,并标明品名、规格、型号、款式、尺码、数量、质量(等级)、产地、生产厂家、保质期、生产期,要求堆放整齐,便于清查、取货。
3.所有入库存储的商品、材料物资,应另行指定专人保管,按品种登记明细卡,并将收、发数量登记后结出余额,随时与实存数量进行核对,做到卡实相符。如有不符,应查明原因,及时纠正处理。
4.保管人员应随时检查存储的存货有无发生过期变质、残损、超储积压、短缺、包装破损。如有发现,保管员应及时报告仓库主管人员,会同有关部门进行处理。
5.所有货物存储,必须定期清点。会计部门负责监督检查库存状况,并将存货明细账户余额与仓库明细卡余额进行核对,核对其实存数量,做到账、卡、实物三相符,以控制存货的存量。如有不符,应查明原因进行处理。
6.企业将存货存放在外单位的,应取得证明,单独由会计部门设账控制。对于在途商品、材料物资,应由采购部门和人员将进货凭证交会计部门入账控制。对于存放在销售部门或生产车间的商品、材料物资,应由销售部门和生产部门负责保管,并由会计部门设账控制。
7.保管员应定期或随时检查各种存货储存的防水、防火、防盗安全设施。检查时,发现属于易燃、易爆危险存货,应立即采取措施,存放到安全场所,予以隔离。如发现安全设施损坏或失效,应及时报告仓库主管人员处理。
第四章附则1.本制度由公司保管部负责解释。
2.本制度自颁布之日起施行。
9.3企业存货出、入库控制制度设计案例第一章总则1.为加强公司存货出、入库的管理,根据国家有关规定,结合公司经营需要,特制定本制度。
2.本公司下属各公司、分厂在进行存货的出、入库管理工作时,必须遵守本制度。
第二章存货入库验收制度1.所有商品,不论购入、销货退回、旧货送回或试用、展览收回等,均应经仓管单位检验后才得入库。
2.仓管单位将每项进库的商品,限于次日以前详加验收后,列记商品型号入账,凭以控制每件商品的性能。
3.购进原材料等存货,入库前必须办理验收入库手续。
(1)核对实物规格、型号、生产单位是否与合同一致。
(2)观察包装完好程度,并清点实物数量。
(3)完成实物品质检查。
(4)完成上述工作后填制“入库单”一式三份。
4.验收中发现溢余时填制“溢余货物单”。
5.验收中发现毁损短缺时填制“毁损短缺货物处理单”。
6.按实收数量入库,并记录实物账卡。
7.因试用、展览、更换、销货退回、调货等而重新入库的商品,于交回时应保持领用时的状况,若有损坏,应由仓库部会同服务部鉴定维修费用后,由领货人照价赔偿,若附件遗失或不全时,则应由领货人依据商品价格赔偿。
8.进货单位收货时,如发觉附件短少、数量不符或商品破损、性能变质时,最迟应于收货次日通知发货单位,否则概以收货合格论。
9.各单位不得于销货退回时未经仓库保管单位签字认可而自行在销货报告上作销货退回处理。
第三章存货出库控制制度1.仓管单位应在下列6种情况下出货:
(1)交货。
(2)交客户试用。
(3)示范表演。
(4)本公司同仁的职前或在职训练使用。
(5)展示中心陈列。
(6)本公司各单位因业务需要而借用。
2.除上述各项出货外,总公司仓库部需随时视实际情形的需要对分公司出货。
3.各项出货除仓库部对分公司的出货应凭分公司填具的“商品(供应品)订货单”出货外,其余各项出货应由出货人出示已经其单位主管亲笔签准的“商品(供应品)领货单”及“商品(附件)领货记录卡”向保管员出货。
4.存货出库的有关规定与程序(1)根据提货单、调拨单、领料单等发出存货之前,必须填制“出库单”,出库单是报告仓库已按发货指令将存货发出,并办妥交接签字手续的程序性凭据。凡未办理出库单手续者,一律不得发货。
(2)出库单以仓库为主体,按出库顺序编号,并按下列程序运作。
[1]本单一式四份,加复写纸一次套写。
[2]填完出库单全部内容,空白行应盖“以下空白”章。
[3]发货并经清点完毕,应盖“存货已全部发出”章。
(3)仓库内所有存货,没有调拨指令,均不准出库,禁止以白条抵库。
5.仓库部于接到分公司的订货单时,应即于当日发货,如缺货而需调拨供应时,亦应于当日回复预定供货的日期。
6.仓库部库存充足时,应依据过去的销售资料及各分公司市场需要预测公司全部库存量,随时注意分公司库存情形,将库存商品依比例分配给各分公司。
7.任何出货,仓管人员均应于出货当日将有关的资料入账,以利存货的控制。
8.各单位人员向仓库单位领货时应在仓库的柜台行事,不得随意自行进入仓库内部,各仓管人员应拒绝任何人擅自入内。
9.出货人于商品领出时,应同时要求仓管人员详细检查商品的性能、品质及附件是否优良或齐全,否则概以出货完整论。
10.商品领出后,严禁出货人擅自将所领出的商品移转给其他同仁或其他单位或任意更换商品给客户。
11.库存商品出货后(除陈列展示外),一律限于当天还仓或开发票提货,如当天未能交货而必须交给客户试用者,则应依本办法的“试用”规定办理。
第四章附则1.本制度由公司财务部负责解释。
2.本制度自颁布之日起施行。
9.4企业材料管理制度设计案例第一章总则第一条为了规范材料的管理和核算工作,特制定本准则。本规定旨在对材料业务有关的处理或处置要点作出说明。
第二条本规定所指材料是指制造上直接或间接使用的材料、零部件。管理业务主要指物品有关的计划、协调与联系,物品的接受入库、支付领用、采购申请、保管、整理及记账、核算等事务。
第三条零部件和材料的保管部门(以下称仓库部门),必须按本规定行事;在按本规定处理业务或事务的同时,与其他部门搞好协作与配合,保证本规定的顺利实施。
第四条仓库部门的主要协作关系是材料计划部门与物品采购部门。与计划部门的关系另有规定(略),与物品采购部门的关系,按本规定执行。
第五条材料计划部门应经常与仓库部门保持联系,准确把握库存的变动情况;并且与制造生产部门、物品采购部门保持联系,掌握生产进度和采购周期,等等;有责任维持或保证库存、生产与采购三者在物品材料供求上的平衡。
第六条材料管理人员设置:
1.由采购部门负责材料的采购、验收、进出库保管、直采审批工作。
2.材料管理坚持职务分离原则。设置采购、库存保管人员和验收记账人员。
3.财务部设置材料核算岗,负责材料价格审核及进行材料金额核算。
第七条仓库部门必须忠于下列职守,履行下列仓库职责:
1.仓库在任何时候、任何情况下,必须确保有人留守或值班。
2.材料出库必须办理正规的手续。
3.未经特别许可,任何非仓库有关人员不得随意进入仓库。
4.仓库内所有货架装箱都必须码放整齐,所有材料都必须井然有序。
5.经常核算与整理账目与卡片,使填写的内容、金额、数量一目了然。
第八条仓库部门的主要工作如下:
1.常备物资材料及零部件的收发领用与管理。
2.基建项目中的专项订货或特殊采购物品的收发领用与管理,以及上述物品的记账、核算与统计事务。
第九条机械、器具、杂器、工具等物品,须经经理或各部门负责人特别认可,方能存放入库。在这种情况下,一旦机械物品入库,不得随意携带出库,须按一般物品出库手续办理。
第二章材料计划的管理第十条材料计划部门在制定材料计划的时候,除了依据在建工程项目与生产计划以外,还必须对库存状况作出调查,并推算未来库存量变动态势,作出材料计划上的准确安排。在必要的情况下,制成正式的文件,提示与库存有关的制造部门和采购部门,以使计划得到认真贯彻。
第十一条材料计划的构成内容如下:
1.基建工程项目名称与编号,或者生产制造用途。
2.品种、单价(幅度)与数量。
3.所需要的时间或日期。
4.所需部门或工程项目地点与环节。
第十二条材料计划的种类分为两种。一种是特定物品,另一种是一般常备物品。
特定物品根据实际发生的需求安排材料计划或订制与采购。一般常备物品则根据生产制造的消耗进行推断,按标准或制度规定库存量及采购批量,安排材料计划,进行订制与采购。
第十三条材料部门按材料计划监视材料入库情况,并经常向制造部门通报材料入库情况。
另外,可根据库存情况与状态,在同制造部门协商的基础上,申请购买替代物品,以及启用其他可替代物品,以降低库存不必要的积压,加速库存物品的周转,以及合理利用库存物品等等。
第十四条制造部门必须经常与材料计划保持联系,通报生产制造的作业进程,以及相应的材料需要量及需要日期,使材料计划部门能够及时安排材料采购与供应计划。
第十五条材料计划部门为了把握现有物品,在获得主管上级及仓库负责人同意的情况下,可以直接进入仓库进行库存调查。
第三章保管、整理与盘点第十六条仓库中的物品按下列方式码放。
A、B、C……,为“列”。
1、2、3……为“行”或“箱”。
第十七条现有物品(现货)卡片直接安置或挂在现货货架或箱柜的醒目处,并且按码放货架的行列,把现货卡片上的内容,包括出入库数量变动情况记录在仓库的台账上。
第十八条现有物品码放要整齐,方便存取,即新入库物品码放在内侧,出库物品放在外侧。按陈货先用的原则出库。
第十九条仓库部门应该经常整理与收拾货架货柜中的存货,使之整齐清洁,保证存货的质量;并且,按库存点检要求经常核对物品,确认库存的数量。
万一数量不符,必须查对“现货卡片”的有关栏目中,出库数量与入库数量之间有无填写登记上的差错,有无误填与漏填,然后,再对出入库传票进一步核实寻找原因。
上报主管科长,由科长作出裁定,指示会计人员与仓库主任作出具体处置。如果库存数量差异很大,必须经科长向总裁作出详细报告。
第二十条仓库部门必须按事先制定的“盘点”计划日程表,分货架、分存货区域,巡回对库存物品进行盘点,确保在若干盘点周期后,使全部存货都得到一次清查与核对。
为了避免漏查,在逐箱、逐货架盘点之后,在“现货卡片”的有关栏中填写“盘点”要点,注明盘点担当者姓名。
第四章库存材料计价方法第二十一条采购部门采购入库的各种材料,在购货方未提供正式发票前,一律不办理正式入库手续。但必须履行下列手续:
1.当采购的材料经质检部门检验合格后,由管理员一式四联填写“物资收存单”,其中:保管员、送货人、材料会计、存根各一份。
2.保管员根据“物资收存单”登记保管账中的未办理入库材料栏;材料会计根据“物资收存单”登记材料明细账中的未办理入库材料栏。
第二十二条入库材料价值的确定:
1.外购材料价值的组成:
(1)买价,即供货发票所列价格。
(2)运输费、装卸费、保险费。
(3)运输途中的合理损耗。
(4)入库前的加工、整理及挑选费用。
2.自制材料价值按实际制造发生的各项费用确定。
3.委托加工材料价值的组成:
(1)发出材料实际成本。
(2)支付的加工费用。
(3)运输费、装卸费、保险费。
第二十三条盘盈
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